Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Современные производственные предприятия работают в режиме многозадачности, что делает контроль рабочих процессов сложным. Руководители подразделений часто не могут следить за всеми операциями, соблюдением норм и правил безопасности вовремя и качественно. Однако, существует инструмент, который помогает оптимизировать процесс контроля - это чек-лист.

Чек-листы - это простые и удобные инструменты управления, которые экономят время работников и повышают эффективность труда. В этой статье мы расскажем, как правильно составлять чек-листы, каким образом они должны применяться в работе и какие существуют способы автоматизации контроля на основе чек-листов.

Что представляет собой чек-лист и как он работает

Контрольный список, известный как чек-лист, является данностью, которая уже не нова для многих людей, так как с ним они сталкивались как на работе, так и в быту. Чек-лист - это перечень пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. Обычный список покупок также подходит под это определение, но нас интересует система чек-листов в производственной сфере.

Производственная сфера - это такая область, где любая мелочь влияет на конечный результат. Даже незначительное нарушение технологии способно повлечь за собой брак. А невыполнение техники безопасности даже может стоить кому-то здоровье и жизнь. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность. Однако держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны. Тогда на помощь приходят контрольные списки.

Тогда на что нужен чек-лист и какие задачи можно решать с его помощью?

1. Не упустить из виду ни одной важной мелочи. Сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен.
2. Повысить качество выполнения работ. Чек-лист содержит четкие критерии эффективности по каждому пункту.
3. Избежать повторения ошибок. Постоянно пересматривая применение чек-листов, руководители могут видеть, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список помогает избежать аналогичных ошибок в будущем.
4. Улучшить дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует: сотрудники знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются.
5. Быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники могут трудно отвыкнуть от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться.
6. Экономить рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново.
7. Освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на более важных задачах, например на изучении новых материалов, оборудования и методов работы.

Чек-листы могут быть использованы для планирования действий или документирования работы. Таким образом, они помогают организовывать работу и контролировать ее выполнение.

Сфера применения чек-листов в производственной сфере очень широка. Они используются во всех процессах, которые можно стандартизировать и упорядочить.

На заметку

Использование чек-листа просто и очевидно. Руководитель подразделения назначает исполнителя, передает ему список задач и в установленные сроки проверяет готовность. Если в списке есть замечания, чек-лист возвращается исполнителю на доработку. Если все правильно, руководитель подтверждает результаты работы и фиксирует их в системе учета.

Как разработать чек-лист

Чек-листы обычно создают и составляют руководители подразделений и должностные лица, ответственные за те или иные рабочие процессы на производстве. Они же контролируют выполнение пунктов списка.

Но чтобы чек-лист был действительно эффективным, при его разработке и внедрении необходимо следовать определенным правилам. На практике руководители нередко допускают ошибки, из-за которых чек-листы могут создавать дополнительные проблемы вместо того, чтобы решать их.

Итак, как правильно написать чек-лист? Он составляется по следующему алгоритму:

1. Разделение задачи на этапы. Это будет своеобразный каркас списка, который представляет собой разделы. Например, чек-лист по охране труда и технике безопасности можно представить в виде разделов «Обучение персонала», «Хранение материалов», «Рабочий процесс», «Пожарная безопасность», «Электробезопасность» и т.д.
2. Детализация каждого этапа, разделение его на отдельные операции. Например, в пункте «Электробезопасность» могут быть следующие подпункты: «Все электроприборы заземлены», «Электрооборудование регулярно проверяется», «К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности», «Сотрудники снабжены электрозащитными средствами» и другие.
3. Продумывание возможных ошибок, которые могут возникнуть на любом из этапов, и соответствующих напоминаний/предупреждений в списке.
4. Протестирование получившейся пробной версии чек-листа.
5. При необходимости внесение исправлений и дополнений.

Вот несколько полезных советов, которые помогут избежать ошибок при составлении чек-листа:

• Старайтесь не создавать слишком длинных списков. Лучше всего ограничиться 6-8 пунктами, а если задача слишком объемная, разбить ее на несколько этапов и для каждого создать отдельный чек-лист.
• К объемным спискам следует применять принцип группировки, объединять задачи в разделы, использовать подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию. Не старайтесь исполнить сразу множество пунктов, так как это затруднит концентрацию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки. Формулируйте задачи кратко, без лишних подробностей, которые могут отвлекать от главного.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии. Единый стиль оформления и общая система оценки результатов упрощают ведение отчетности и аналитику.
• Оставляйте место для правок. Чек-лист должен иметь гибкую структуру.

Самый простой чек-лист выглядит как перечень пунктов с возможностью отметки о результате напротив каждого из них. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы могут создаваться на разных носителях. Простейший вариант — на бумаге. Для контроля рабочих процессов на производственном предприятии он совершенно не годится. Поэтому в бизнесе и на производстве применяются в основном электронные чек-листы, которые удобно копировать, редактировать, отправлять другим сотрудникам.

Существуют разные способы создания электронных чек-листов. Например, в программе Excel можно составить чек-лист, но это сложно и утомительно. Лучше всего использовать специальные приложения - конструкторы чек-листов, которые позволяют автоматизировать процесс его создания и использования, делая его максимально простым и удобным. Так, можно с легкостью ставить задачи, назначать исполнителей, следить за ходом работы в режиме реального времени, отправлять напоминания, прикреплять фото и видео. Отчеты о результатах формируются мгновенно.

Чек-листы применяются на производстве повсеместно: руководители многих предприятий и подразделений уже успели оценить преимущества этого инструмента контроля.

Фото: freepik.com