Процессное управление: польза BPM-подхода для бизнеса любой величины

Современный менеджмент предусматривает использование концепции процессного управления, которая считает, что деятельность любого предприятия направлена на обеспечение эффективной работы бизнес-процессов и предоставляет соответствующие программные инструменты для их оптимизации. Этот подход также называют BPM — Business Process Management. В данной статье мы расскажем о преимуществах, которые этот подход может принести бизнесу и о том, каким образом он реализуется на конкретных примерах.

Процессный подход к управлению был создан в 80-е годы ХХ века, когда предприятиям требовалось привлечение и удержание покупателей. При этом было необходимо изменить бизнес-модели компаний в сторону клиентоориентированности, в центре которой должен был стоять покупатель и его интересы.

В процессном подходе вся работа компании представлена как комплекс бизнес-процессов, каждый из которых должен увеличивать ценность производимого продукта для потребителя. Но на предприятиях, где отсутствует BPM-подход, зачастую царит полный хаос, когда процессы не видны, руководство не может на 100% контролировать работу сотрудников, качество продукта нестабильно, жалобы клиентов не обрабатываются вовремя, компания теряет прибыль.

BPM-концепция способствует созданию четких и понятных инструкций внутри организации, но при этом предоставляет возможность быстро реагировать на изменения задач. В процессном управлении бизнесом, сотрудники взаимодействуют напрямую друг с другом, не ожидая директивы от руководства, а за каждый процесс полностью отвечает один человек, хотя в исполнении участвуют многие.

Цели процессного подхода к управлению заключаются в налаживании горизонтальных взаимодействий и уменьшении количество вертикальных связей, четком определении зон ответственности, а также устранении конфликта между подразделениями. Эти частные цели сводятся к одной общей – сделать бизнес эффективнее.

Преимущества процессного подхода включают в себя снижение издержек, рост производительности и рентабельности, стабильность и предсказуемость результатов, их соответствие стандартам качества, наведение порядка в бизнес-процессах, достижение полного понимания всего, что происходит на предприятии, слаженное взаимодействие подразделений, отсутствие необходимости привлекать руководство для решения текущих задач, гибкость управления и упрощенный анализ.

BPM-процессы имеют несколько ключевых характеристик, таких как горизонтальная организация, однозначная ответственность за процессы, регламентация всех процессов и использование информационных систем. Каждая из этих характеристик является необходимой для обеспечения эффективности процессного подхода к управлению.

Переформулированный текст:

Входом называется элемент, который подвергается изменениям в результате выполнения процесса. Этот элемент может быть представлен в различных формах: это могут быть документы, данные, денежные средства или материалы. Однако, объект не обязательно должен быть материальным, например, факт подачи заявки клиентом также может считаться входом в процесс.

Завершение процесса. Как и в начале, выход может представлять собой физический объект или абстрактное понятие (например, подтверждение получения заказа от клиента). В некоторых случаях выход одного процесса может стать входом для другого.

Ресурсы являются неотъемлемой частью любого процесса, включая процесс преобразования входных данных в выходные. Они включают в себя различные компоненты, такие как сотрудники, оборудование, финансы, документы, программное обеспечение и многое другое. Очень часто материальные ресурсы используются в процессе и расходуются, но при этом не претерпевают существенных изменений.

Эффективность - ключевой показатель

Для принятия правильных управленческих решений критически важно анализировать показатели эффективности. Такие характеристики, как время, затраченное на выполнение задач, объем произведенной продукции, процент брака и уровень удовлетворенности клиентов, помогают оценить результаты производственных процессов. Аккуратный анализ этих данных может дать представление о том, каким образом можно улучшить процессы и повысить эффективность работы.

Регламент - это утвержденная схема или маршрут, а также набор правил, которые позволяют обеспечить точность, высокое качество и своевременное исполнение процесса. Именно благодаря регламенту выполняются работы и проекты вовремя и с высоким уровнем выполнения.

В процессе создания продукта важную роль играют многие участники, однако финальную ответственность за результат несет только владелец. Именно он распоряжается всеми необходимыми ресурсами.

Статья о поставщиках и потребителях

Эффективность работы любой организации зависит не только от ее руководства и персонала, но также от совершенствования бизнес-процессов. Существует понятие процессного подхода к управлению организацией, который заключается в проработке и оптимизации бизнес-процессов, рассмотрении их в целом, а также в создании системы, обеспечивающей автоматизацию и бесперебойную работу процессов.

Одним из ключевых аспектов процессного подхода являются поставщики и потребители. Поставщики осуществляют поступление элементов на вход процесса, а потребители используют результаты его работы на выходе. При этом, без наличия поставщиков процесс не может быть запущен, а без потребителей он не будет востребован. Поэтому, важно обратить внимание на определение данных ролей в каждом процессе, чтобы достичь максимальной эффективности его работы.

При реализации процессного подхода необходимо создание БРМ-системы, которая отличается от обычных ERP своим функционалом. ERP - это система, применяемая для управления взаимодействиями на предприятии, а BPM - для оптимизации бизнес-процессов. Для успешной реализации процессного подхода необходимо внедрить BPM-систему, которая позволит обеспечить бесперебойность работы и автоматизацию процессов в организации.

Понимание разницы между BPM-системами и классическими IT-решениями невероятно важно для предприятий. В отличие от ERP, BPM-системы полностью воспроизводят последовательность действий на программном уровне, и это гарантирует меньше ошибок в процессе выполнения. Но главным преимуществом BPM-системы является её широкая сфера применения, охватывающая все аспекты бизнеса. Например, в случае больших бизнес-процессов, которые включают в себя задачи, не связанные с документами, классическое ERP не всегда может решить проблему. Тогда с помощью BPM-системы можно создать схемы, которые сами ведут пользователя по заданному маршруту, определяют последовательность этапов и назначают ответственных за каждую стадию.

Посмотрим на пример процесса входного контроля сырья. При загрузке машины и оформлении приходного ордера в 1С BPM-система автоматически стартует процесс. Каждой партии сырья присваивается соответствующий статус и информация о ней сразу же передается в отдел качества. Затем посыльный отправляется на склад за образцами и осуществляет первичный контроль по чек-листу, после чего вносит данные в 1С. На следующем этапе задача переходит в лабораторию, где проводится физико-химический анализ образцов сырья. После внесения данных в систему процесс снова переходит в отдел качества, где на основе полученных сведений принимается решение о том, пропустить партию или нет. Если обнаруживается брак, система формирует задачу отделу снабжения. Показатели контроля сохраняются в системе, и взаимодействие всех сотрудников происходит в одном информационном пространстве.

Результаты явно показывают, что с BPM-системой бизнес становится эффективнее. Процессный подход позволяет экономить время, снижать расходы, повышать производительность и в конечном итоге увеличивать ценность продукта для потребителя. Более того, BPM-системы позволяют выстраивать визуальные карты маршрутов процессов с помощью специальных инструментов, упрощая контроль исполнения и избавляя сотрудников от лишней работы.

Фото: freepik.com